Veri işleme eki taslağı
Kurum ile sağlayıcının veri erişimi olan faaliyetleri için sözleşme başlıkları.
#1. Rolleri faaliyet bazında belirleyin
Kurumun kendi altyapısında Sigillum’un verilere erişmediği yazılım kurulumu ile, veri görülen uzaktan destek aynı faaliyet değildir. Kurumun talimatıyla veri işleniyorsa veri sorumlusu–veri işleyen ilişkisi ve her tarafın görevi ekte açıklanır. Sigillum’un kendi fatura ve kurumsal iletişim verileri için rol ayrıca değerlendirilir.
#2. Doldurulacak işlem çizelgesi
| Sözleşme alanı | Kurumla kararlaştırılacak içerik |
|---|---|
| Konu, süre, amaç | Kurulum, bakım veya belirli destek işi |
| İlgili kişi grupları | Müşteri, çalışan, başvuran gibi gerçek kapsam |
| Veri kategorileri | Gerekli iz alanları ve varsa özel kategoriler |
| İşlemler | Erişim, analiz, geçici kopya, aktarım, silme |
| Lokasyon | Gerçek barındırma/destek ülkesi ve erişim sınırı |
| Güvenlik tedbirleri | Yetki, şifreleme, anahtar, günlük ve olay süreci |
| Saklama/çıkış | Süre, iade/silme yöntemi ve kanıtı |
Bu alanlar müşteri bağlamı bilinmeden otomatik doldurulmuş kabul edilmez.
#3. Talimat, gizlilik ve alt işleyen
İşleyen yalnız belgelenmiş hukuka uygun talimatlarla hareket eder; zorunlu hukuki işlem gerektiğinde uygulanabilir sınırlar içinde kurumu bilgilendirir. Erişim sahibi kişiler gizlilik ve görev sınırlarına tabidir. Alt işleyenlerin kimliği, görevi, konumu ve değişiklik bildirim/itiraz düzeni sözleşmeyle kararlaştırılır. Ürün bileşeni kullanmak ile veriye erişen alt işleyen olmak aynı değildir.
#4. Hak talepleri, olay ve denetim desteği
Sigillum, yetkisi ve elindeki bilgi ölçüsünde ilgili kişi taleplerine, risk değerlendirmesine ve olay araştırmasına destek olur. Kurum verilerine yönelik talepler talimata göre yönlendirilir. Olay bilgisi gecikmeksizin kuruma iletilir; makam ve kişi bildirim sorumlulukları ayrıca belirlenir. Denetim erişimleri diğer müşterilerin verilerini ve sırlarını koruyacak şekilde yürütülür.
#5. Aktarım ve sözleşme standardı
GDPR uygulanıyorsa m.28 zorunlu sözleşme içeriği ve gerekiyorsa bölüm V; Türkiye’de KVKK’nın güncel güvenlik ve aktarım hükümleri dikkate alınır. Bu taslak bir standart aktarım sözleşmesinin imzalanması veya Kuruma bildirilmesi yerine geçmez. KVKK standart sözleşme usulü, GDPR resmî metni.